Umumnya, sebuah perusahaan terdiri dari berbagai macam divisi, yang di dalamnya memiliki anggota tim dengan latar belakang berbeda pula. Hal ini dapat membuat setiap karyawan memiliki interpretasi yang berbeda dalam melakukan pekerjaan di perusahaan. Karenanya, untuk menghindari hal tersebut, dibutuhkan sebuah standardisasi untuk memastikan seluruh kegiatan operasional berjalan seragam. Hal ini disebut pula dengan standar operasional prosedur (SOP).
Menurut Sailendra, SOP adalah panduan yang digunakan untuk memastikan kegiatan operasional organisasi atau perusahaan berjalan dengan lancar. Sejalan dengan pengertian tersebut, Moekijat mendefinisikan SOP secara lebih spesifik, yakni urutan langkah-langkah (atau pelaksanaan-pelaksanaan pekerjaan), di mana pekerjaan tersebut dilakukan, berhubungan dengan apa yang dilakukan, bagaimana melakukannya, bilamana melakukannya, dan siapa yang melakukannya.
Maka, dapat disimpulkan bahwa standar operasional prosedur adalah sebuah sistem instruksi yang berfungsi untuk memudahkan dan menertibkan pekerjaan atau kegiatan operasional di perusahaan, yang berisi urutan proses melakukan pekerjaan dari awal sampai akhir. SOP inilah yang menjadi acuan proses kerja suatu perusahaan.
SOP dapat membantu meminimalisir terjadinya kesalahan dalam bekerja. (Source: Pexels)
-
Tujuan dan Manfaat Penyusunan SOP
Berdasarkan penjelasan dari Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara (Permenpan No. PER/21/M-PAN/11/2008), berikut adalah tujuan dan manfaat-manfaat??standar operasional prosedur secara umum bagi perusahaan atau bisnis:
??? Berfungsi sebagai standardisasi cara yang dilakukan karyawan dalam menyelesaikan pekerjaan tertentu serta meminimalisir kesalahan dan kelalaian.
??? Membantu karyawan menjadi lebih mandiri dan tidak tergantung pada intervensi manajemen. Alhasil, hal ini dapat mengurangi keterlibatan pimpinan dalam pelaksanaan proses bisnis sehari-hari.
??? Meningkatkan akuntabilitas dengan mendokumentasikan tanggung jawab khusus dalam melaksanakan pekerjaan.
??? Menciptakan ukuran standar kerja yang dapat memberikan karyawan sebuah cara untuk meningkatkan kinerja dan membantu mengevaluasi usaha.
??? Menciptakan bahan-bahan training yang dapat membantu pegawai baru untuk melakukan tugasnya.
??? Menunjukkan bahwa perusahaan memiliki proses kerja yang efisien dan dikelola dengan baik.
??? Menyediakan pedoman bagi setiap karyawan di unit pelayanan dalam memberikan pelayanan sehari-hari.
??? Menghindari tumpang tindih pelaksanaan tugas pemberian pelayanan.
??? Membantu melakukan penelusuran terhadap berbagai kesalahan prosedural dalam memberikan pelayanan.
??? Menjamin proses pelayanan tetap berjalan walau dalam berbagai situasi sekali pun.
-
Prinsip-prinsip SOP
Tak hanya menjelaskan manfaat, Permenpan No. PER/21/M-PAN/11/2008 juga menyebutkan bahwa dalam menyusun standar operasional prosedur, organisasi harus memenuhi beberapa prinsip, yakni konsistensi, komitmen, perbaikan berkelanjutan, mengikat, setiap unsut berperan penting, dan terdokumentasi dengan baik. Berikut penjelasan selengkapnya.
Konsisten ??? SOP harus dilaksanakan secara konsisten oleh seluruh jajaran organisasi dari waktu ke waktu oleh siapa pun dan dalam kondisi apa pun.
Komitmen ??? SOP harus diterapkan dengan komitmen penuh dari seluruh jajaran organisasi, dari level yang paling rendah hingga paling tinggi.
Perbaikan berkelanjutan ??? Penyusunan dan penerapan SOP harus terbuka terhadap penyesuaian dan penyempurnaan demi memperoleh prosedur yang benar-benar efektif dan efisien.
Mengikat ??? SOP harus dapat mengikat pelaksana dalam melaksanakan masing-masing tugas sesuai dengan standar bisnis yang telah ditetapkan.
Seluruh unsur memiliki peran penting ??? Seluruh karyawan dengan masing-masing posisi atau jabatannya memiliki peran tertentu dalam setiap prosedur yang distandarkan. Jika ada karyawan yang tidak menunaikan perannya sesuai SOP, maka berisiko mengganggu keseluruhan proses bisnis di perusahaan.
Terdokumentasi dengan baik ??? Seluruh prosedur yang telah distandarkan harus didokumentasikan dengan baik sehingga dapat menjadi referensi bagi setiap karyawan yang membutuhkan.
Ada prinsip-prinsip yang harus diterapkan agar SOP dapat berjalan efektif. (Source: Pexels)
-
Cara Menyusun SOP untuk Perusahaan
Dengan mengacu pada prinsip-prinsip di atas, kini Anda bisa mulai membuat dan menyusun SOP untuk bisnis Anda. Berikut ini adalah langkah-langkah yang dapat Anda terapkan.
-
1. Membentuk tim pembuatan SOP
Langkah pertama yang harus Anda lakukan dalam pembuatan??standar operasional prosedur adalah membentuk tim khusus. Idealnya, pembuatan SOP melibatkan perwakilan SDM yang kompeten dari setiap departemen atau divisi perusahaan, misalnya manajer pemasaran, manajer HRD, manajer keuangan, dan sebagainya. Nah, setiap perwakilan dari masing-masing divisi nantinya diminta untuk memetakan deskripsi kerja mereka.
-
2. Mempelajari proses bisnis perusahaan
Salah satu tujuan pembuatan SOP adalah memastikan bahwa setiap proses kerja berjalan seragam dan efisien. Oleh sebab itu, dalam pembuatannya, Anda harus terlebih dulu mempelajari proses bisnis yang diterapkan di perusahaan. Luangkan waktu untuk mengamati proses bisnis tersebut sejak awal hingga terakhir, siapa saja pihak yang terlibat, dokumen-dokumen yang dibutuhkan, hingga produk yang dihasilkan.
Selama melakukan pengamatan, catatlah data-data yang Anda temukan, misalnya durasi yang dibutuhkan dalam setiap proses, siapa yang bertanggung jawab dalam proses tertentu, sumber daya yang diperlukan, dan sebagainya.
-
3. Menyusun flow chart
Setelah mencatat seluruh data yang Anda temukan selama proses bisnis, kini saatnya Anda menerjemahkan data tersebut dalam bentuk alur kerja atau flow chart berupa narasi. Pastikan bahwa flow chart dan narasi ini sesuai dengan urutan langkah yang terjadi dalam proses bisnis. Lalu, tuliskan pula person in charge (PIC) untuk setiap aktivitas, dokumen apa saja yang dibutuhkan, dan durasi dari masing-masing aktivitas.
-
4. Review hasil penyusunan flow chart
Begitu flow chart dan narasi selesai dibuat, Anda harus segera melakukan review. Periksa kembali seluruh bagan dan jangan sampai ada yang terlewat. Pada proses review inilah biasanya ditemukan hal-hal yang dianggap belum sesuai. ??Idealnya, review dilakukan sendiri-sendiri oleh orang yang terlibat. Baru setelah itu hasi review masing-masing orang dikumpulkan dan dibahas bersama-sama dalam format focus group discussion (FGD). Setelah FGD selesai, akan terbentuk SOP dalam bentuk flow chart maupun narasi yang tepat.
-
5. Simulasi SOP
Namun, bukan berarti pada tahap ini SOP bisa langsung diterapkan secara resmi dan menyeluruh di perusahaan. Sebaiknya lakukan simulasi terlebih dulu agar Anda bisa segera mengetahui apabila terjadi ketidaksesuaian sehingga Anda dapat melakukan review ulang secepat mungkin.
-
6. Evaluasi dan perbaikan
Jika setelah simulasi ternyata ditemukan hal-hal yang masih kurang sesuai, tim pembuatan SOP harus segera melakukan evaluasi dan review ulang. Bahkan apabila perlu, lakukan uji coba kembali hingga dinyatakan tidak ada masalah dalam penerapan dan SOP memang telah efektif untuk diterapkan.
-
7. Approval SOP
Apabila semua bagian dalam SOP telah sesuai, Anda bisa meminta persetujuan dan otorisasi dari pihak yang berwenang. Dalam hal ini, pihak tersebut mengacu kepada pimpinan tertinggi dalam perusahaan. Selain itu, idealnya SOP juga disahkan oleh tiga tanda tangan dari pihak yang membuat, pihak yang mengoreksi, dan pimpinan tertinggi.
-
8. Sosialisasi SOP
Setelah SOP mendapat persetujuan dan otorisasi, kini saatnya Anda melakukan sosialisasi SOP di semua divisi. Sebaiknya adakan rapat khusus untuk melakukannya. Beri tahu bahwa implementasi SOP baru siap dilakukan dan setiap karyawan diharapkan untuk mematuhinya.
-
Contoh SOP
Berikut adalah contoh SOP untuk sebuah perusahaan yang bergerak dalam bidang jasa pembuatan website.
Setelah??standar operasional prosedur resmi diimplementasikan, Anda masih harus melakukan pemantauan berkala selama beberapa bulan ke depan. Tujuannya untuk menilai apakah ada kendala, memonitor tingkat efektivitas, dan sebagainya. Bantu karyawan mematuhi SOP dengan , mulai dari integrasi absensi, kebijakan klaim, hingga jadwal rotasi shift. Menggunakan teknologi berbasis cloud, karyawan pun bisa ikut memonitor sehingga memudahkan mereka dalam mematuhi SOP. !
