Standard Operating Procedures (SOP) merupakan sebuah prosedur standar yang menjadi acuan proses kerja suatu perusahaan. Dengan begitu, setiap tindakan operasional bisa berjalan secara seragam. Umumnya, sebelum diterapkan, SOP harus terlebih dulu disahkan oleh pejabat yang berwenang dalam perusahaan.
Setidaknya ada enam alasan utama mengapa membuat SOP merupakan hal penting untuk dilakukan di perusahaan, yaitu:
1. Mengetahui peran dan posisi masing-masing SDM di dalam perusahaan
2. Memberikan kejelasan mengenai proses kerja dan
3. Menyediakan keterangan mengenai keterkaitan antara satu proses kerja dengan proses kerja lainnya
4. Menjaga konsistensi dalam menjalankan proses kerja
5. Meminimalisir terjadinya kesalahan dalam melakukan proses kerja
6. Membantu melakukan evaluasi terhadap setiap proses kerja di perusahaan
Setiap perusahaan memiliki SOP yang berbeda, tergantung dari kebutuhan masing-masing perusahaannya. Namun, untuk membuat SOP yang efektif dan tepat sasaran, berikut adalah delapan langkah yang bisa Anda coba.
SOP sangat diperlukan di perusahaan agar setiap tindakan operasional berjalan seragam dan sesuai standar. (Source: Michael Havens ??? Flickr)
-
1. Membentuk Tim Pembuatan SOP
Untuk membuat SOP perusahaan, langkah pertama yang harus Anda lakukan adalah membentuk tim khusus. Umumnya, pembuatan SOP melibatkan SDM yang kompeten dari setiap bagian atau divisi perusahaan, misalnya Manajer Pemasaran, Manajer Support, dan lain sebagainya. Bahkan, apabila diperlukan, Anda juga sebaiknya merekrut jasa konsultan HR untuk mendapatkan masukan yang tepat. Nah, setiap SDM yang terlibat harus memiliki tugas dan tanggung jawab masing-masing untuk memetakan deskripsi kerja mereka.
-
2. Pelajari Proses Bisnis Perusahaan
Salah satu tujuan dari pembuatan SOP adalah untuk memastikan bahwa setiap proses kerja berjalan seragam dan efisien. Karenanya, untuk membuat SOP, Anda perlu terlebih dulu mempelajari proses bisnis yang berlaku di perusahaan. Amati proses bisnis tersebut sejak awal hingga akhir, dokumen apa saja yang dibutuhkan, siapa saja pihak yang terlibat, hingga produk yang dihasilkan dari proses bisnis tersebut. Dalam proses pengamatan ini, catatlah data-data yang Anda temukan, misalnya seperti pihak yang bertanggung jawab dalam proses tersebut, durasi yang dibutuhkan dalam setiap proses, sumber daya yang diperlukan, dan lain sebagainya.
Baca juga: 5 Keuntungan Proses Bisnis Otomatis bagi Perkembangan Perusahaan
-
3. Menyusun Alur Kerja atau Flow Chart
Sudah selesai mencatat seluruh data yang Anda temukan selama proses bisnis berlangsung? Kini saatnya Anda menggambarkannya dalam bentuk flow chart dan alur proses berupa narasi. Ingat, pembuatan flow chart dan narasi ini harus benar-benar sesuai dengan urutan langkah yang memang terjadi pada proses bisnis. Dalam pembuatan flow chart, Anda juga perlu menuliskan nama person in charge (PIC) dari setiap aktivitas, dokumen apa saja yang dibutuhkan, dan durasi dari masing-masing aktivitas.
-
4. Review Hasil Penyusunan Flow Chart
Jika flow chart dan narasi sudah selesai dibuat, kini Anda harus me-review-nya. Amati kembali seluruh bagannya, jangan sampai ada yang terlewat. Idealnya, review dilakukan secara sendiri-sendiri oleh orang yang terlibat. Biasanya, dari proses review ini, Anda bisa menemukan hal-hal yang dianggap belum sesuai. Setelah itu, hasil review masing-masing orang dikumpulkan dan dibahas bersama-sama dalam format focus group discussion (FGD). Jadi, setelah FGD selesai, akan terbentuk SOP dalam bentuk flow chart maupun narasi yang sudah tepat.
Baca juga: 5 Tips Praktis Evaluasi Kinerja Karyawan Perusahaan
-
5. Simulasikan SOP
Sebelum diterapkan di perusahaan, SOP harus mendapat otorisasi dari pihak pimpinan untuk dijadikan dokumen legal. Namun, sebelumnya, SOP harus terlebih dulu disimulasikan sesuai dengan kondisi sebenarnya. Dengan melakukan simulasi, Anda bisa segera mengetahui jika terjadi ketidaksesuaian dan melakukan review ulang secepat mungkin.
-
6. Evaluasi dan Perbaikan
Apabila setelah dilakukan simulasi ternyata ditemukan masalah atau ketidaksesuaian, tim pembuatan SOP harus melakukan evaluasi dan review ulang. Jika perlu, lakukan uji coba kembali hinga dinyatakan tidak ada masalah dalam pelaksanaan dan SOP memang efektif untuk diterapkan.
-
7. Approval SOP
Setelah itu, Anda bisa meminta persetujuan dan ototisasi dari pihak yang berwenang. Dalam hal ini, pihak tersebut mengacu pada pimpinan tertinggi dalam organisasi, perusahaan, lembaga, bagian, dan unit yang berkepentingan terkait SOP tersebut. Idealnya, SOP juga disahkan oleh tiga tanda tangan, yaitu dari pihak yang membuat, pihak yang mengoreksi, dan pimpinan tertinggi.
-
8. Sosialiasi SOP
Jika SOP sudah mendapat persetujuan dan otorisasi, kini Anda bisa segera mensosialisasikannya kepada semua divisi yang terlibat. Adakan rapat khusus untuk melakukan hal ini. Beri tahu bahwa implementasi sudah siap dilakukan dan setiap SDM diharapkan untuk mematuhi SOP.
Setelah SOP resmi diimplementasikan, bukan berarti tugas Anda selesai. Dalam beberapa bulan ke depan, pemantauan berkala harus terus dilakukan untuk menilai apakah ada kendala, efektivitas yang kurang, dan lain sebagainya. Pastikan setiap karyawan mematuhi SOP yang telah dibuat.
Sleekr, software HR #1 di Indonesia merupakan salah satu aplikasi HR terbaik yang dapat digunakan oleh perusahaan modern di Indonesia dan kini telah bergabung secara resmi dengan sejak tahun 2018.
Adapun keunggulan dari merger Sleekr dan Talenta atau kini dikenal Mekari Talenta adalah sistem pengelolaan data karyawan yang jauh lebih mudah dan modern.
