Penyusunan SOP merupakan salah satu hal penting yang harus dilakukan sebagai admin HR disebuah perusahaan, karena SOP merupakan standar prosedur yang harus diterapkan bagi semua staf dan karyawan yang bekerja disebuah perusahaan. Standard Operating Procedures atau yang biasa kita kenal dengan SOP adalah suatu set prosedur santar bekerja yang menjadi sebuah acuan dalam proses kerja karyawan, SOP harus dibuat secara terperinci dan tertulis berdasarkan sebuah acuan pada tujuan dari perusahaan. Biasanya penyusunan SOP disesuaikan dengan masing-masing divisi yang ada di perusahaan
Penyusunan SOP harus didasarkan pada proses bisnis yang ada diperusahaan, karena sebenarnya tujuan dari penyusunan SOP adalah adanya sebuah pedoman yang baik antara pelaksana dan pengawas terhadap sebuah pekerjaan di perusahaan, agar pekerjaan dapat terselesaikan secara efektif dan efisien. Dalam penyusunan SOP terdapat beberapa tahapan, yaitu:
-
Persiapan dan Pembentukan Tim
Dalam pembuatan SOP, hal pertama yang harus dilakukan adalah melakukan persiapan, yang dimaksud dengan persiapan adalah melakukan identikasi terhadap kebutuhan perusahaan dan berakhir dengan menentukan tindakan mana yang harus dilakukan untuk hal itu, kebutuhan dan tindakan ini harus disesuaikan dengan proses bisnis dan tujuan yang berjalan diperusahaan Setelah menetapkan tindakan terhadap kebutuhan, maka selanjutnya yang harus dilakukan adalah membentuk tim yang bertanggungjawab dalam melaksanakan tindakan ini. Dalam pembentukan tim haruslah disiapkan juga sebuah pedoman yang akan menjadi panduan dan hal yang mengontrol pekerjaan tim tersebut.
-
Pengumpulan data dan pembuatan draft
Setelah dibentuk sebuah tim pada penyusunan SOP maka selanjutnya tim harus melakukan pengumpulan data dan informasi terkait tindakan dan kebutuhan di atas, selain itu terdapat beberapa informasi lain yang juga harus dikumpulkan seperti struktur organisasi, alur otorisasi, pihak yang terlibat, dan hal-hal lain yang berkaitan. Setelah adanya data dan informasi ini maka ada baiknya apabila data tersebut dibuat menjadi sebuah flow chart yang diikuti dengan alur proses dalam narasi. Pembuatan flow chart dan narasi ini juga harus diikuti dengan adanya PIC pada masing-masing aktivitas yang ada. Hal ini pada akhirnya akan menjadi draft pedoman SOP pada perusahaan.
-
Simulasi dan evaluasi SOP
Setelah terdapat draft dari SOP tersebut maka selanjutnya harus diadakan adanya simulasi untuk SOP ini, simulasi ini dijadikan sebagai waktu untuk uji coba terhadap SOP yang sudah dibentuk. Setelah simulasi dijalankan maka tim harus mengadakan review terhadap simulasi tersebut, review harus melibatkan pengawas dan pelaku dari setiap orang yang terlibat, review ini dapat dilakukan dengan cara Focus Group Discussion (FGD) dan outputnya merupakan keputusan terhadap SOP yang baik yang sudah sesuai dengan perusahaan.
-
Penyetujuan dan implementasi SOP
Setelah diadakan review dan sudah ada revisi apabila terjadi kesalahan pada SOP, maka selanjutnya merupakan tahap penyetujuan, dalam hal ini yang melakukan penyetujuan adalah pimpian tertinggi dalam sebuah perusahaan, dan dibagian bawah SOP harus ditandatangani oleh pihak yang berwenang, biasanya SOP ditandatangani oleh pihak pembuat, pengoreksi, dan pimpinan tertinggi. Setelah ditandatangani maka selanjutnya SOP akan di implementasikan ke proses bisnis yang sesungguhnya di perusahaan.
-
Pemeliharaan dan Audit
Tahap terakhir adalah, adanya pemeliharaan dan audit terhadap SOP yang sudah diterapkan. Proses audit ini sifatnya adalah kontinu yaitu terus secara rutin dilakukan, tim audit akan memperhatikan dan menganalisis apabila terjadi kesalahan dari SOP tersebut. Output dari tahap ini adalah adanya laporan audit rutin dan laporan perbaikan terhadap SOP yang belum sesuai.
Nah, hal-hal diatas merupakan tahapan dalam penyusunan SOP, Untuk tau lebih lanjut mengenai hal-hal penting bagi HR di perusahaan, klik disini. Ingin tau apa dan bagaimana perhitungan PPh 21 bagi karyawan? Cek disini.
