Karyawan merupakan salah satu aset yang paling berharga bagi perusahaan. Perusahaan tidak mungkin dapat mencapai tujuan dan kesuksesannya tanpa adanya karyawan. Maka agar perusahaan dapat mencapai tujuannya dengan mudah, HR perlu mengelola sumber daya manusia (SDM) yang ada sebaik mungkin. Salah satu tantangan dalam pengelolaan SDM adalah memastikan pencatatan absensi menggunakan sistem atau mesin absensi yang paling efektif. Demi menjaga kedisiplinan para karyawan, sebagian besar perusahaan pasti memasang mesin absensi yang modern.

Pada zaman dulu, mungkin Anda sering menemui mesin absen manual atau yang biasa disebut mesin absen ceklok. Namun sekarang mesin absensi tersebut sudah mulai ditinggalkan karena fungsinya yang kurang canggih dan kalah dengan kecanggihan aplikasi absensi online. Simak penjelasan di bawah ini tentang macam-macam sistem absensi karyawan yang paling banyak diminati oleh perusahaan-perusahaan di Indonesia.

1. Sistem Absensi Digital

   Sistem absensi digital ini menggunakan kata sandi atau password yang diberikan kepada masing-masing karyawan. Sebelum dioperasikan, semua karyawan harus terlebih dahulu didaftarkan ke dalam sistem, lalu membuat password mereka sendiri. Setiap karyawan harus memasukkan password tersebut pada alat absensi digital yang telah dipasang perusahaan. Proses absensi tersebut harus dilakukan oleh semua karyawan pada saat datang kerja maupun pulang kerja sebagai bukti hadir. Ternyata mesin absensi digital sudah dipakai sejak tahun 1970 yang memiliki beberapa tombol angka dan huruf. Mesin absensi digital merupakan cikal bakal dari mesin absen yang ada pada saat ini. Kekurangan dari sistem absensi ini adalah proses yang lama, karena seorang karyawan harus memasukkan datanya terlebih dahulu agar dapat melakukan absensi, barulah kemudian memasukkan password.

2. Sistem Absensi Menggunakan Mesin Magnetic Card

   Sekitar tahun 1980 muncul inovasi baru dari mesin absensi karyawan, yaitu mesin magnetic card. Mesin ini seperti perpaduan antara mesin absen manual dan digital yang secara fisik hanya ada perbedaan sedikit dari mesin absen digital. Kemudian ada tambahan slot untuk menggesek kartu di samping mesin. Cara kerjanya mirip dengan mesin absen digital, yaitu untuk mendata kehadiran karyawan, seorang karyawan harus memiliki access card sebagai medianya. Mesin absen jenis ini lebih canggih dan modern dibandingkan dengan mesin absen manual karena telah menggunakan teknologi untuk mendata kehadiran karyawan. Identitas karyawan yang telah didata pada sistem mesin absen ini juga dapat langsung dideteksi hanya dengan menggesekkan kartu pada slot mesin. Sedangkan kekurangannya adalah mesin absensi magnetic card ini masih rentan disalahgunakan dan dicurangi. Selain itu, kapasitas yang dimiliki mesin absensi ini cenderung terbatas, kurang lebih hanya 250 karyawan karena keterbatasan produksi kartu.

3. Sistem Absensi Sidik Jari

   Mesin absensi sidik jari atau fingerprint sudah ada sejak tahun 1997. Mesin absensi ini menggunakan bagian sidik jari untuk autentifikasi pengguna atau karyawan. Sang penemu mesin absen sidik jari ini telah menyadari bahwa semua sidik jari orang yang ada dunia berbeda satu sama lainnya, bahkan orang yang kembar identik sekalipun. Hanya dengan merekam sidik jari karyawan, karyawan dapat melakukan dengan menempelkan jari yang telah direkam pada mesin saat tiba di kantor maupun saat pulang. Penyimpanan data pada sistem absensi ini cukup besar, bisa mencapai puluhan ribu karyawan. Pencatatan data kehadiran karyawan pun lebih akurat dan pemakaian sistem absensi ini sangat praktis.

   Pada umumnya, mesin absensi sidik jari ini memiliki kekurangan pada proses pendeteksian dan pendataan sidik jari karyawan. Mesin jenis ini cenderung mengalami error atau mengalami proses yang lambat apalagi jika sidik jari yang sedang dideteksi dalam keadaan kotor, basah, atau berkeringat. Dapat dikatakan bahwa mesin absensi fingerprint ini sangat sensitif.

4. Sistem Absensi Berbasis Web

   Mesin absensi berbasis web ini tidak seperti sistem absensi pada umumnya, karena mesin absen ini terletak pada komputer karyawan dan masing-masing dari mereka memiliki username dan password sendiri. Karyawan hanya perlu memasukkan username dan password yang telah diberikan perusahaan.??Bagi perusahaan yang memiliki banyak cabang di berbagai daerah, atau mempekerjakan banyak remote employee, penggunaan sistem absensi ini sangatlah tepat.

   Selain absensi berbasis web yang perlu memasukkan username dan password masing-masing karyawan. melalui Google Form juga dapat menjadi alternatif karena hanya memerlukan koneksi internet untuk mengaksesnya. Keuntungan penggunaan absensi berbasis web atau berbasis Google Form ini yaitu setiap karyawan dapat mengakses atau melakukan absensi dimana dan kapan saja.

   Divisi HR akan lebih mudah dalam mengelola absensi karyawan karena sistem telah terkoneksi dengan internet sehingga dapat terintegrasi kapan dan dimana saja. Namun jika karyawan tidak memiliki koneksi internet atau internet sedang terputus, mereka tidak dapat mencatatkan kehadiran pada saat itu. Sehingga pada akhirnya mereka harus melakukan absen secara manual dan disampaikan ke divisi HR perusahaan.

5. Sistem Absensi Biometrik

   Sistem absensi biometrik merupakan sebuah sistem absensi terkini dan tercanggih saat ini karena telah mencakup semua yang dibutuhkan oleh perusahaan dalam mengelola absensi karyawan. Penggunaan sistem absensi jenis ini memang lebih praktis dan cepat. Pencatatan kehadiran karyawan yang lebih akurat, sehingga sulit bagi karyawan untuk melakukan kecurangan absen. Penyimpanan data pada sistem absensi ini cukup besar bahkan tidak terbatas. Lalu, pada sistem mesin biometrik ini jauh lebih canggih, dengan melihat atau mendeteksi karakteristik tertentu yang ada pada diri manusia. Kemudian mengautentifikasi karyawan saat proses absensi dilakukan. Kekurangan dari penggunaan sistem absensi jenis ini adalah harganya yang cenderung mahal. Mahalnya harga mesin ini dikarenakan adanya komponen khusus untuk mengenal karakteristik pengguna.

Itulah beberapa macam sistem absensi karyawan yang paling banyak diminati dan digunakan perusahaan-perusahaan di Indonesia. Pemilihan sistem absensi yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan merupakan salah satu langkah pertama. Selanjutnya, penting bagi divisi HR untuk mempertimbangkan penggunaan HR Software yang tepat. Kesalahan dalam memilih sistem absensi karyawan dan juga HR Software akan menambah beban tugas divisi HR dan merugikan keuangan perusahaan. Talenta hadir sebagai solusi terbaik untuk manajemen perusahaan Anda. Talenta merupakan ??yang praktis, handal, dan mudah digunakan. dilengkapi dengan fitur-fitur terbaik dan terintegrasi mulai dari absensi dan cuti online, penggajian atau payroll, pengajuan klaim atau reimbursement, dan masih banyak lagi. !