Penggunaan sistem informasi dalam pengelolaan perusahaan kini semakin terasa urgensinya. Persaingan bisnis yang ketat, menuntut perusahaan meningkatkan efektivitas penggunaan setiap sumber daya yang dimiliki. Pada bagian SDM, perusahaan kini memilih menerapkan penggunaan software HR dengan fitur database karyawan karena dianggap lebih praktis dan efisien.
Pemanfaatan database karyawan sendiri bukan hal yang baru. Sebelum kehadiran software HR, pengelolaan dilakukan secara lebih ???tradisional???. Bisa dikatakan demikian karena ??biasanya database yang ada hanya digunakan untuk satu divisi saja, dan perlu dilakukan sinkronisasi secara berkala agar data yang ada bisa seragam dan tetap up-to-date.
Database yang dibuat secara tradisional, baik yang berupa berkas fisik atau dengan menggunakan program tersendiri, tentu dapat membantu pengelolaan data setiap karyawan di perusahaan. Pada dasarnya setiap perusahaan memerlukan database dari karyawan yang dimilikinya demi kelancaran proses bisnis, terutama terkait penggajian, pajak dan iuran jaminan sosial seperti iuran BPJS Ketenagakerjaan.
Namun kini, database yang ada telah terintegrasi lebih baik dan bisa dimanfaatkan secara lebih maksimal. Software HR yang ada telah menawarkan berbagai fitur untuk memudahkan kerja HRD terkait pengelolaan SDM di perusahaan. Fitur tersebut kemudian secara langsung terhubung ke database yang tersimpan secara online dan bisa diakses kapanpun, sehingga informasinya lebih akurat dan mudah diolah.
Penggunaan krusial untuk perusahaan, terkait dengan pengelolaan sumber daya manusia yang dimiliki.
-
Pengurangan Redundancy Data
Setiap divisi perusahaan memerlukan keberadaan data yang ??akurat dan valid guna menjalankan fungsinya. Mulai dari divisi pemasaran, pengembangan dan inovasi, begitu juga divisi HR. Penggunaan database karyawan dengan software HR dapat mengurangi, dalam jumlah besar, redundansi data yang ada di penyimpanan perusahaan.
Redundansi sendiri bisa berakibat pemborosan ruang penyimpanan data yang ada. Bayangkan jika database yang ada hanya satu, menyediakan informasi lengkap dan bisa digunakan semua divisi, selain akan lebih efektif, penyimpanan yang digunakan juga akan jauh lebih hemat. Data yang redundan juga cenderung turun akurasinya, sehingga tidak memiliki kualitas yang baik.
-
Integritas & Konsistensi Data
Dengan keberadaan database karyawan tunggal pada perusahaan, juga dapat meningkatkan integritas dan mengurangi inkonsistensi data. Setiap divisi memiliki keperluan berbeda terkait data karyawan sehingga tentu akan diperlakukan dan diolah secara berbeda pula. Database karyawan yang berkualitas, akan tetap valid dan akurat meski diberi berbagai perlakuan berbeda. Database ini kemudian bisa jadi dasar yang kuat dalam pengolahan berbagai hal yang terjadi di perusahaan. Pondasi data yang kuat bisa jadi awal yang baik untuk mengembangkan perusahaan dengan cepat.
-
Penggunaan & Akses Teratur
Data yang ada pada penyimpanan kemudian dapat digunakan oleh banyak pihak secara bersama-sama. Setiap perubahan yang dibuat, maka akan terlihat oleh pengguna data yang lain. Software HR memungkinkan perusahaan dapat menyimpan data karyawan dengan rapi dan teratur, serta dapat diakses kapanpun karena berbasis online.
Selain itu, perusahaan juga dapat menentukan tingkat akses pada setiap staf yang ditunjuk. Data penting dan sensifi bisa diberikan proteksi tersendiri sehingga hanya beberapa orang yang berhak saja memiliki akses dan dapat mengubah data yang ada. Ini juga meningkatkan keamanan data dan menghindarkan dari kebocoran data akibat penyalahgunaan oleh oknum karyawan.
-
Keseragaman Data
Data yang seragam yang tercantum dalam database karyawan akan memudahkan konfirmasi data ketika digunakan. Jika perusahaan bekerja dengan satu fondasi data yang sama, maka tidak lagi diperlukan konfirmasi terkait validitas data tersebut. Data yang dilihat manajer HRD akan sama dengan data yang dilihat oleh bagian keuangan untuk menggaji karyawan.
Data yang seragam juga memudahkan eksekutif perusahaan untuk mengambil keputusan cepat ketika terjadi kondisi darurat. Karena data yang ada merupakan data valid, maka dasar pengambilan keputusan akan sangat kuat, dan bisa dipertanggung jawabkan. Keberadaan database karyawan yang seragam ibarat penggunaan tepung berkualitas dalam pembuatan kue. Dengan tepung yang berkualitas, kue apapun yang dibuat tentu akan berhasil baik, tentu dengan catatan diolah dengan baik pula.
Menilik nilai manfaat dari penggunaan basis data karyawan yang tinggi untuk perusahaan, tidak heran setiap perusahaan kini menggunakan pengelolaan sistem informasi yang berkualitas. Tidak hanya menghemat biaya untuk melakukan pengolahan karena mengurangi keperluan ahli dalam mengelola SDM, database karyawan berbasis online juga bisa menyelesaikan berbagai pekerjaan lebih cepat.
Software HR yang kini banyak diminati adalah Sleekr (). Software HR yang satu ini menawarkan pengelolaan database karyawan yang terintegrasi dengan banyak hal lain. Mulai dari pengurusan cuti, absensi, pembayaran gaji karyawan, perhitungan gaji dengan potongan dan tunjangan, hingga penghitungan pajak penghasilan dan iuran BPJS Ketenagakerjaan. Dengan lengkapnya fitur yang dimiliki Talenta, tidak heran software HR ini jadi pilihan banyak perusahaan besar di Indonesia. sekarang dan dapatkan kemudahan dalam mengelola database karyawan perusahaan Anda.
