Tidak masuk kerja karena alasan sakit atau harus mengurus anggota keluarga yang memiliki keperluan khusus tentu merupakan alasan yang logis. Selain logis, ketidakhadiran karyawan atas alasan tersebut juga menjadi hak setiap karyawan. Alasan sakit harus diberikan izin tidak hadir sebab menyangkut kesehatan dan produktivitas karyawan. Absensi karyawan tersebut harus dikelola dengan cermat.

Sehubungan dengan karyawan yang tidak dapat hadir atau harus absen dari kantor, tentu beragam alasannya. Jika masih dalam batas wajar, ketidakhadiran karyawan tidak akan menjadi masalah. Lain halnya jika ada karyawan yang mengambil cuti atau tidak hadir di kantor dengan alasan tidak jelas, atau terlalu sering. Cepat atau lambat hal ini akan berpengaruh buruk pada bisnis Anda.

Karyawan yang sering tidak masuk, secara langsung akan mengganggu proses produksi. Proses produksi akan terganggu karena jumlah workload yang dimiliki akan berkurang. Memang terdapat prosedur plotting ulang pada pekerjaan karyawan yang bersangkutan. Namun, jika karyawan tersebut sering tidak masuk, plotting ini juga akan berdampak pada karyawan lain.

Masalah sederhana ini jika dibiarkan terus menerus akan jadi masalah yang serius. Untuk mengantisipasi masalah yang lebih besar karena absensi karyawan yang tidak tertib, Anda bisa menerapkan lima tips berikut. Menghadapi karyawan seperti ini memang perlu penanganan khusus.

1. Kebijakan Cuti Sakit yang Jelas

   Perusahaan wajib memiliki kebijakan cuti sakit yang jelas. Dalam artian, terdapat syarat atau prosedur tertentu yang harus dilakukan karyawan jika harus mengambil cuti sakit. Misalnya saja dengan melakukan izin secara langsung via sambungan telepon. Atau bisa juga dengan penyertaan surat dokter untuk keterangan kondisi karyawan yang bersangkutan.

   Kebijakan ini penting agar karyawan tidak melakukan abuse terhadap izin sakit yang menjadi haknya. Dengan kebijakan cuti yang jelas, kantor akan mendapat keterangan jelas serta bukti otentik pada kondisi karyawan jika memang tidak memungkinkan untuk masuk ke kantor. Tentu harus diselidiki juga, dengan izin demam dan tidak hadir lebih dari sepekan misalnya, apakah karyawan ini benar-benar menghadapi demam serius atau hanya malas masuk ke kantor saja.

2. Tegur Secara Langsung

   Lakukan pemanggilan karyawan yang bersangkutan secara langsung dan bicarakan masalah ini. Tentu pembicaraan yang terjadi sebaiknya pada kondisi saling berhadapan satu lawan satu. Tanpa bermaksud intimidatif, pembicaraan lebih bersifat personal agar karyawan dapat mengungkapkan alasan sebenarnya mengapa ia membuat masalah dengan absensinya.

   Bicarakan dengan nada yang halus namun tegas sehingga karyawan sadar kalau ini merupakan teguran disiplin. Absensi karyawan yang terus bermasalah akan membawa masalah lain jika tidak segera ditindak lanjuti. Karyawan yang bersangkutan juga sebaiknya diminta membuat komitmen untuk kedepannya.

3. Bonus Kehadiran Penuh

   Kehadiran yang penuh dan maksimal dapat menjadi yang akan diberikan bonus lebih perusahaan. Ini bukanlah sesuatu yang salah sebab penawaran bonus bisa berpengaruh pada kehadiran karyawan Anda secara umum. Tetapkan kondisi tertentu untuk mendapatkan bonus ini. Tentu dengan hadir setiap hari secara tepat waktu. Anda juga bisa menambahkan kondisi lain untuk menjadi syarat tambahan.

   Penawaran ini bisa diberlakukan untuk setiap karyawan agar dapat menekan izin cuti yang tidak terlalu diperlukan. Dengan motivasi seperti ini, karyawan akan lebih bersemangat untuk datang ke kantor tepat waktu dan mengambil cuti seperlunya. Berikan juga batasan cuti wajar, misalnya cuti sakit satu atau dua kali dalam periode satu tahun kerja.

4. Pahami Hukum Ketenagakerjaan yang Berlaku

   Ketika upaya yang dilakukan tetap gagal untuk mengubah kebiasaan karyawan yang berlebihan, jangan buru-buru memecat karyawan tersebut. Pahami hukum ketenagakerjaan, yang biasanya tidak menjadikan pemecatan karyawan sebagai hukuman atas masalah absensi karyawan tersebut, terlebih jika alasannya adalah sakit.

   Jika memang sudah keterlaluan, tinjau kinerja karyawan yang bersangkutan pada beberapa bulan terakhir. Biasanya karyawan yang bermasalah dengan absensi akan mengalami penurunan catatan kinerja secara keseluruhan. Catatan kinerja ini yang nantinya, secara formal, bisa menjadi alasan perusahaan untuk melakukan ??review pada kontrak kerja yang telah disepakati sebelumnya.

5. Lakukan Monitoring pada Jam Kerja dan Absensi

   Masalah absensi karyawan sebenarnya bisa dilacak sejak dini ketika seorang karyawan menunjukkan kecenderungan tidak hadir dalam satu periode waktu tertentu. Anda bisa menugaskan staff HR untuk memberikan perhatian lebih dan peninjauan pada karyawan yang bersangkutan. Penggunaan aplikasi absensi bisa membantu Anda untuk mendapat data yang valid.

   Aplikasi absensi biasanya memberikan data realtime dari setiap karyawan yang bekerja pada perusahaan Anda. Waktu kedatangan, waktu istirahat, waktu pulang kantor, hingga waktu lembur dan tugas di luar, akan tercatat dengan rapi. Data ini bisa Anda gunakan sebagai bahan evaluasi pada karyawan yang bermasalah sebagai bukti kuat atas kehadiran mereka.

, sebagai salah satu aplikasi HR dengan fitur absensi karyawan bisa membantu Anda menyediakan data yang Anda butuhkan. Dengan sistem data tunggal yang bisa diakses semua bagian, setiap laporan dan evaluasi akan bisa disusun lebih cepat. Terkait masalah absensi, Anda tidak perlu lagi repot mengekstrak data yang diperlukan, karena akan tersedia secara cepat dan lengkap.