Pembagian kerja dan metode shifting karyawan awam digunakan untuk perusahaan yang bekerja selama 24 jam dalam sehari. Hal ini penting agar perusahaan dapat beroperasi dengan optimal, dan karyawan sebagai tenaga utama operasional bisa bekerja dengan performa yang tetap baik. Jika tidak dilakukan shifting, bisa jadi karyawan kelelahan dan jadwal produksi perusahaan terganggu.

Pada waktu sekarang ini, pembagian shift kerja populer, terutama untuk bagian-bagian yang memang harus tetap beroperasi selama 24 jam. Misalnya saja, bagian customer service, atau pengembang situs, yang harus setiap waktu mengamati perkembangan dan merespon pelanggan yang ingin mencari informasi.

Tentu saja, pengelolaan shift kerja sekarang tak relevan lagi jika masih menggunakan aplikasi tradisional seperti excell. Penyedia jasa layanan HR dan aplikasi HR, telah banyak memberikan fitur pengaturan shift karyawan sehingga hal ini bisa dikerjakan dengan lebih mudah, cepat dan praktis tanpa harus menghabiskan banyak waktu berharga.

Sebelum merasakan kemudahan penggunaan fitur tersebut, ada baiknya Anda memperhatikan beberapa tips untuk membagi shift kerja karyawan Anda. Urgensinya jelas, agar tim yang bekerja pada setiap shift bisa bekerja dengan optimal.

1. Pahami SDM yang Anda Miliki

   Langkah pertama dan utama, terlebih jika Anda berada pada bagian HR, adalah ntuk memahami SDM yang dimiliki perusahaan. Penggunaan layanan atau aplikasi HR memungkinkan Anda memiliki data rekaman lengkap terkait kinerja keseluruhan setiap personil yang ada di perusahaan, sehingga Anda dapat memahami bagaimana kekuatan setiap orang yang ada di perusahaan.

   Pengetahuan yang idealnya dimiliki adalah nama dari karyawan, skill relevan yang dimiliki, status kerja (apakah pegawai tetap atau hanya part-timer?? saja), dan watak dari karyawan tersebut. Dengan pengetahuan ini, Anda kemudian bisa menyusun satu tim pada satu shift tertentu dengan seimbang dan tidak memberatkan anggota lain.

2. Berikan Karyawan Andal pada Setiap Tim

   Pengetahuan akan kinerja dan skill yang dimiliki karyawan sangat penting untuk menyusun tim yang bekerja secara optimal. Jangan lupa, letakkan setiap karyawan yang memiliki performa sangat baik secara merata pada setiap tim. Selain agar kemampuan tim setiap shift seimbang, hal ini juga berfungsi agar karyawan tersebut bisa menjadi contoh bagi karyawan lainnya.

   Pastikan karyawan terbaik yang diletakkan tersebut juga sesuai dengan fokus kerja yang harus dilakukan pada shift yang diberikan. Tentu Anda tidak bisa mengharapkan hasil maksimal jika karyawan yang ditempatkan pada shift tidak cocok dengan keahliannya bukan?

3. Komunikasi yang Jelas

   Selalu pastikan untuk memiliki jalur komunikasi yang baik untuk berhubungan dengan setiap staff. Biasanya, aplikasi HR yang digunakan perusahaan akan menyediakan fitur khusus yang bisa digunakan sebagai satu group chat yang beranggotakan karyawan yang diajak bergabung.

   Hal ini penting, agar setiap informasi terkait shifting karyawan bisa langsung disampaikan dan diketahui oleh setiap karyawan yang terlibat. Bilamana terjadi kekeliruan data atau ada karyawan yang berkeberatan, bisa segera diselesaikan sehingga tidak akan terjadi masalah pada hari dimana tim kerja tersebut bekerja.

4. Segera Terbitkan Jadwal & Pembagian Shift

   Setelah jadwal kerja atau shit tersusun, segera sampaikan berkas tersebut pada karyawan. Melalui fitur chat yang ada pada layanan HR hal ini bisa sesegera mungkin dilakukan sehingga setiap karyawan bisa melakukan tinjauan juga pada shift yang disusun.

   Benturan jadwal akan segera diketahui, dan misalnya terjadi kesalahan input maka shift yang telah tersusun bisa segera diperbaiki. Setidaknya untuk hasil maksimal, jadwal shift yang dibuat minimal diterbitkan dua minggu sebelum dimulai. Disamping karyawan memiliki waktu untuk bersiap, Anda juga perlu waktu bukan jika misalnya terjadi kesalahan?

5. Pertimbangkan Masukan Karyawan

   Ketika jadwal kerja keluar, tentu ada berbagai tanggapan dari karyawan. Ada yang setuju, ada yang mengajukan keberatan, atau mungkin ada yang benar-benar tidak bisa memenuhi shiting karyawan yang disusun karena keperluan yang tidak bisa ditunda. Kejadian ini akan menjadi tambahan pekerjaan serius jika Anda tidak mahir menyiasatinya.

   Pertimbangkan setiap respon yang muncul, dan berikan arahan untuk mencoba mencari pengganti jika jadwal yang diterbitkan tidak dapat dipenuhi. Ketika karyawan diberikan kewenangan untuk merekomendasikan pengganti, maka pekerjaan Anda akan banyak terbantu.

Kelima tips di atas ampuh untuk menghasilkan satu pola kerja shift yang seimbang dan efektif. Perusahaan akan mendapat manfaat maksimal dari kinerja karyawan, dan karyawan juga tidak akan merasa keberatan dan banyak persoalan.

Membahas mengenai shifting karyawan tidak akan lepas dari aplikasi HR yang digunakan perusahaan. Sleekr misalnya saja, dengan fitur pembagian shift dan absensi yang terintegrasi memungkinkan Anda untuk mengatur shift karyawan dengan mudah dan praktis. Laporan kinerja dan skill karyawan akan didapatkan dengan mudah, dan dapat dimanfaatkan semaksimal mungkin untuk kepentingan perusahaan. Segera gunakan Sleekr dan rasakan manfaatnya!