Ketika karyawan resmi diterima untuk bekerja di sebuah perusahaan, karyawan tersebut pada umumnya diminta untuk menandatangani surat perjanjian kerja. Sebagai bentuk perjanjian resmi antara karyawan dengan perusahaan, surat tersebut memuat hak dan kewajiban kedua belah pihak. Tak hanya berlaku bagi karyawan tetap maupun karyawan kontrak, HRD terkadang juga perlu membuat surat perjanjian khusus untuk karyawan yang masih menjalani masa percobaan atau probation. Berikut pemaparan lebih lengkap perihal yang wajib dipahami oleh pengelola perusahaan.

1. Mengenal Masa Probation

   

   Meski sudah resmi diterima sebagai bagian dari perusahaan, pada umumnya karyawan baru dinilai perlu menjalani masa percobaan atau probation. Pada masa ini, karyawan diberi waktu untuk betul-betul mengenali perusahaan tempatnya bekerja. Sebagai bagian dari perusahaan, karyawan tentu harus mengenali seluk-beluk perusahaan itu sendiri. Terlebih hal-hal yang terkait dengan deskripsi pekerjaan yang harus dilakukan setiap hari kerja.

2. Perjanjian Kerja Waktu Tertentu Percobaan (PKWTP)

   

   Surat perjanjian kerja yang berlaku bagi karyawan dalam masa probation dikenal sebagai Perjanjian Kerja Waktu Tertentu Percobaan (PKWTP). Sesuai dengan namanya, surat perjanjian kerja ini wajib mencantumkan waktu sejelas-jelasnya. Adapun waktu yang dimaksud adalah berupa tanggal, bulan, serta tahun di mana perjanjian tersebut mulai berlaku. Selain itu, waktu akhir masa probation juga harus ditulis secara jelas. Pada umumnya, karyawan perlu menjalani masa probation selama paling tidak tiga bulan.

3. Dapat Disertakan dalam Kontrak Kerja atau Perjanjian untuk Karyawan Tetap

   

   Usai menjalani masa probation, karyawan bisa menandatangani perjanjian lanjutan sebagai karyawan kontrak maupun karyawan tetap. Namun demikian, ada kalanya surat perjanjian kerja karyawan probation dijadikan satu dengan Perjanjian Kerja Waktu Tertentu (PKWT) untuk karyawan kontrak maupun Perjanjian Kerja Waktu Tidak Tertentu (PKWTT) untuk karyawan tetap. Entah dicantumkan dalam dokumen yang sama atau dalam bentuk lampiran terpisah, pembuatan PKWTP sepenuhnya merupakan wewenang HR sebagai perwakilan perusahaan.

4. Mencantumkan Kompensasi atau Denda

   

   Tidak jauh berbeda dengan surat perjanjian kerja lainnya, dalam PKWTP tercantum pula hak dan kewajiban perusahaan dan karyawan. Termasuk sanksi-sanksi yang wajib dijalani apabila ada pihak yang melanggar kesepakatan kerja. Salah satu sanksi yang kerap disertakan dalam surat perjanjian kerja ini adalah denda yang wajib dibayarkan apabila ternyata karyawan tersebut memutuskan untuk resign sebelum masa probation berakhir. Denda ini dianggap sebagai bentuk ganti rugi yang dibayarkan kepada perusahaan lantaran karyawan tidak sanggup menjalani masa probation secara penuh.

5. Memuat Jam Kerja dan Kesepakatan Gaji

   

   Jam kerja yang berlaku bagi karyawan pada masa probation biasanya tidak jauh berbeda dengan karyawan perusahaan pada umumnya. Kejelasan jam kerja semacam ini perlu diketahui secara jelas lantaran merupakan bagian dari upaya perusahaan untuk memperkenalkan ritme kerjanya secara garis besar. Sementara, gaji yang diberikan pada masa probation tentu tidak bisa disamakan dengan karyawan berstatus resmi atau kontrak. Hal ini lantaran pada masa percobaan, kontribusi karyawan masih dianggap belum maksimal. Karyawan masih perlu mendapatkan pelatihan agar nantinya dapat menjalankan rincian pekerjaannya dengan sebaik mungkin demi perkembangan perusahaan.

   Informasi berupa kejelasan jam kerja dan nominal gaji tentu wajib dituliskan secara rinci dalam surat perjanjian kerja untuk karyawan probation. Ketika sudah dinyatakan lulus menjalani masa ini, biasanya karyawan akan mendapatkan kenaikan gaji maupun tambahan berupa tunjangan berdasarkan kebijakan yang dianut oleh perusahaan.

   Meskipun penandatanganan surat perjanjian kerja pada umumnya dilakukan oleh petinggi perusahaan, pembuatan surat perjanjian tersebut tetap dilakukan oleh divisi HR. Tak hanya mengurusi berbagai dokumen terkait rekrutmen karyawan, HR juga wajib membuat beragam laporan bulanan demi memantau kinerja masing-masing karyawan.

Saat ini, berbagai tugas HR dapat dimaksimalkan dengan penggunaan aplikasi HR seperti Sleekr. Sebagai salah satu layanan HRIS Indonesia, Sleekr memiliki beragam fitur penting yang membuat pekerjaan HR menjadi jauh lebih mudah. Fitur Payroll dalam aplikasi Sleekr mampu melakukan perhitungan gaji karyawan secara otomatis. Entah karyawan tersebut masih menjalani masa probation, karyawan kontrak, atau pegawai tetap.

Fitur Payroll pada Sleekr?? juga dapat melakukan pemotongan PPh 21 secara otomatis. Pelaporan perpajakan pun dapat langsung dilakukan usai perhitungan gaji hanya dengan satu kali klik. Karyawan juga dapat mengakses rincian gaji melalui fitur slip gaji online dengan bermodalkan akun khusus dan aplikasi mobile di smartphone masing-masing. Saat ini Sleekr sudah bergabung secara resmi dengan sejak tahun 2018. .