Pada umumnya, project management plan (manajemen proyek) berisi penjelasan bagaimana rencana-rencana dan keputusan suatu proyek akan dijalankan. Secara sederhana, isi dari manajemen proyek berupa 4W (Why, What, Who, When) dan 1H (How). Project management plan (PMP) dianggap sebagai living document, yang artinya jika terdapat perubahan pada rencana proyek ketika proyek sedang berjalan, maka manajemen proyek juga harus di-update atau diubah. Lantas, mengapa PMP dianggap penting bagi perusahaan?

Manajemen proyek harus dipandang sebagai suatu alat yang membantu perusahaan untuk melaksanakan proyek-proyek yang ditunjuk secara efektif dan efisien. Namun tentu saja penggunaan alat ini tidak secara otomatis dapat menjamin keberhasilan proyek. Manajemen proyek ini dapat menjadi alat yang sangat penting dan kuat di tangan perusahaan yang memahami penggunaannya dan memiliki kompetensi untuk menerapkannya.

Baca juga: Panduan Mudah Membuat Business Plan

1. Proses Pembuatan Project Management Plan

   Biasanya project managementplan dibuat oleh seorang manajer proyek, kemudian akan ditandatangani oleh key stakeholder, dan menjadi dasar rencana suatu proyek. Jika terdapat perubahan, maka secara formal perubahan tersebut akan masuk ke dalam change control dan akan menjadi bahan perbandingan antara project actual dengan project baseline. Setelah manajer proyek menyelesaikan dokumen project management plan, maka selanjutnya akan diadakan kick-off meeting untuk memulai proyek secara resmi. Tujuan dilakukannya kick-off meeting adalah untuk memberitahukan kepada stakeholder, bahwa secara resmi proyek akan berjalan dan memberikan gambaran kepada setiap stakeholder mengenai aktivitas-aktivitas apa saja yang akan dilakukan. Baik proyek kecil maupun besar, pembuatan dokumen manajemen proyek adalah keharusan.

2. Isi Project Management Plan

   Biasanya sebelum suatu proyek dimulai,?? seorang manajer atau project auditor akan menanyakan dokumen penting seperti project charter dan project management plan. project auditor akan meminta penjelasan secara menyeluruh isi dari manajemen proyek, yang bertujuan untuk menilai kesiapan seluruh stakeholder dalam menjalankan suatu proyek.

   Project management plan memiliki baseline yang akan dibuat dalam fase perencanaan. Terdapat 3 baseline, diantaranya adalah?? scope baseline (berisi project scope statement, WBS, dan WBS dictionary), schedule baseline (berisi project schedule yang memiliki start date dan end date untuk masing-masing aktivitas), dan cost baseline (berisi project budget). Ketiga baseline tersebut biasanya disebut sebagai Performance Measurement Baseline. Karena biasanya manajer proyek akan selalu membandingkan antara proyek yang berjalan dengan baseline tersebut. Performance tersebut kemudian akan menjadi laporan kepada stakeholder mengenai kondisi proyek, apakah masih in scope atau out of scope. Dan apakah under, within atau over budget, dan apakah behind, on, atau ahead schedule.

   Setiap terjadi perubahan terkait dengan baseline selama executing dan monitoring & Controlling, maka perubahan tersebut akan masuk ke dalam change control system. Jika disetujui, maka manajer proyek dapat meng-update baseline di dalam manajemen proyek.

3. Dasar Pembuatan Project Management Plan

   Alat dan teknik dalam membuat atau mengembangkan manajemen proyek ada dua, yaitu expert judgement dan facilitation techniques. Berikut ini adalah beberapa dasar dalam membuat rencana manajemen yang perlu diperhatikan:

   1. Project charter, digunakan sebagai titik mula untuk perencanaan awal dalam initiating process group.

   2. Output from other processes. Semua baseline dan subsidiary plan yang menjadi output pada proses perencanaan lainnya akan menjadi input pada proses ini.

   3. Enterprise environmental factors, adalah standar industri atau pemerintah, sistem informasi manajemen proyek, struktur organisasi, budaya, management practices, infrastruktur, dan administrasi personil.

   4. Organizational process assets, dapat berupa guideline yang telah terstandarkan, Work Instruction (WI), kriteria evaluasi proposal, kriteria pengukuran kinerja, template project management plan, prosedur change control, project files dari berbagai proyek, historical information dan lesson learned knowledge base, dan konfigurasi management knowledge base.

   Baca juga: Program Referral Karyawan Untuk SDM Berkualitas

Pada umumnya, Project Management Plan bertujuan agar kegiatan yang dilakukan bisa mencapai tujuan tertentu yang telah ditargetkan oleh perusahaan. Dalam mengerjakan proyek dibutuhkan berbagai hal mulai dari sumber daya manusia, modal dan lainnya. Selain itu, manajemen proyek juga berkaitan dengan variabel seperti ruang lingkup, biaya, waktu, kualitas dan resiko. Menjalankan suatu perusahaan memang tidak mudah, karena dibutuhkan pengelolaan dan strategi yang tepat. Khusus untuk pengelolaan SDM di perusahaan, software Sleekr merupakan solusi yang tepat untuk perusahaan Anda. Bagaimana tidak? Sleekr memiliki fitur yang lengkap mulai dari absensi online, cuti online, sistem payroll, potongan PPh 21 karyawan, dan masih banyak lagi. Proses penggajian karyawan akan lebih mudah dan praktis serta dapat disalurkan tepat waktu hanya menggunakan software HR Sleekr. Data-data perusahaan yang tersimpan pada Sleekr juga aman dan dapat diakses kapan dan di mana saja dengan mudah. Jadi, tunggu apa lagi? Coba Sleekr sekarang juga!