Iklim industri telah banyak berubah jika dibandingkan dengan beberapa waktu yang lalu. Kehadiran secara fisik untuk setiap karyawan atau SDM yang dimiliki perusahaan yang dulu menjadi syarat utama dalam bekerja, kini menjadi pilihan. Hal ini karena tren remote worker yang muncul. Untuk membantu pengontrolan, biasanya perusahaan menggunakan aplikasi Employee Self Service.

Employee Self Service sendiri merupakan cara perusahaan untuk memberikan kenyamanan pada karyawan yang bekerja secara remote, artinya tidak bekerja di dalam bangunan kantor, untuk mengurus administrasi dan keperluan lain. Terkait dengan hubungannya dengan perusahaan, karyawan tetap harus menyelesaikan administrasi tertentu.

Administrasi ini berupa absensi yang mencakup waktu ???masuk??? dan ???pulang??? kerja, kemudian waktu lembur, pengajuan cuti (dalam hal ini tidak melakukan pekerjaan produktif), dan akses pada arsip slip gaji dan penyampaian payroll bulanan. Administrasi tersebut menjadi bukti bahwa karyawan masih merupakan pekerja di perusahaan dan memiliki tanggung jawab tertentu.

Dari sisi perusahaan sendiri, penerapan Employee Self Service memiliki banyak manfaat. Disamping sebagai upaya memudahkan proses administrasi pada karyawan, berikut manfaat penerapan konsep ini.

1. Kontrol pada Jam Kerja

   Memang secara fisik karyawan tidak hadir di area kantor atau perusahaan, namun demikian terdapat regulasi yang mengatur jam kerja karyawan. Karyawan yang bekerja secara remote biasanya memiliki tujuan agar jam kerjanya bisa diatur lebih fleksibel sehingga pekerjaan bisa diselesaikan dengan hasil yang lebih baik.

   Jika karyawan lalai dalam mengatur jam kerja, maka hal ini bisa merugikan perusahaan. Perusahaan bisa dianggap mempekerjakan karyawan lebih dari jam kerja yang telah diatur dan akan mendapatkan sanksi serta teguran. Oleh karenanya, kontrol pada jam kerja perlu dilakukan. Konsep yang disebutkan di atas tadi memungkinkan perusahaan mengontrol jam kerja.

   Karena laporan jam kerja dan absen dilakukan secara mandiri oleh karyawan, maka perusahaan tingga melihat dan mengawasi laporan ini. Jika pada satu hari kerja kuota jam kerja dan lembur sudah terpenuhi, maka karyawan bisa disarankan untuk melakukan sign out atau absen pulang. Jam kerja karyawan tetap sesuai regulasi dan perusahaan tidak akan mendapat sanksi.

2. Efektivitas Kinerja Karyawan

   Karyawan yang bekerja secara remote idealnya memiliki suasana kerja yang lebih nyaman sehingga diharapkan dapat memberikan hasil kerja yang lebih baik. Dengan begini, produktivitas perusahaan secara umum akan meningkat. Hal ini yang mungkin tidak didapatkan dengan sistem bekerja dengan hadir di kantor secara langsung.

   Karyawan bisa melakukan absen masuk dan keluar setiap saat, selama kuota jam kerja pada satu hari terpenuhi. Dengan bekerja secara fleksibel seperti ini nantinya karyawan bisa bekerja dengan nyaman dan lebih fokus. Tentu saja perusahaan harus mengontrol jam kerja ini agar tetap dapat memenuhi kuota setiap hari, baik jam kerja atau lembur (dalam hitungan minggu).

3. Keamanan Data Perusahaan

   Bekerja tidak pada area kantor artinya karyawan bisa bekerja di mana saja. Kafe, rumah, serta area publik lain. Jika karyawan bekerja pada area publik, tentu koneksi internet yang tersambung tidak dapat dijamin keamanannya. Akses data penting harus senantiasa diawasi dan dibatasi sehingga dapat menjaga data rahasia milik perusahaan.

   Problem jaringan internet ini memang menjadi masalah yang cukup tricky. Memang tidak semua area publik berarti tidak aman, namun resiko kebocoran data bisa saja terjadi mengingat jaringan internet di area publik bisa digunakan oleh siapa saja. Dalam menyikapi hal ini perusahaan perlu menerapkan batas yang jelas, data apa yang sekiranya bisa diakses dan tidak ketika karyawan bekerja secara remote.

4. Akuntabilitas Pekerjaan

   Menyoal akuntabilitas, menjadi hal lain yang juga harus diperhatikan oleh perusahaan ketika memiliki karyawan yang bekerja tidak di dalam lingkungan kantor. Ketika berada di kantor, pengawasan terhadap pekerja bisa dilakukan secara langsung. Namun bagaimana pengawasan dilakukan ketika karyawan tidak berada di dalam kantor?

   Risiko pekerjaan tidak dilakukan sendiri oleh karyawan yang dibayar oleh perusahaan tentu selalu ada. Namun demikian, jika perusahaan tidak memberikan kepercayaan pada karyawan, bagaimana karyawan bisa memberikan kinerja terbaiknya? Hal ini bisa terbantu dengan menggunakan absensi dengan penyertaan foto terbaru di lokasi karyawan bekerja.

   Memang tidak serta merta menjadi jaminan, namun paling sistem absen ini akan mengurangi risiko pekerjaan karyawan yang dikerjakan oleh orang lain. Lagipula peninjauan terhadap kinerja juga pasti akan dilakukan secara rutin. Jadi kualitas kerja tetap bisa dikontrol.

Tren kerja secara remote telah menjadi tren yang digandrungi oleh angkatan kerja saat ini. Penggunaan sistem Employee Self Service bisa menjadi solusi agar pengawasan terhadap karyawan bisa tetap dilakukan. Salah satu aplikasi hr yang menyediakan fitur ini adalah Sleekr. Dengan fitur absensi dan laporan kerja secara mandiri, karyawan bisa bekerja dengan lebih fleksibel. Di sisi lain, perusahaan bisa melakukan kontrol yang ketat pada kinerja karyawan yang tidak hadir di kantor secara fisik.