Pendataan kehadiran karyawan penting untuk keberlangsungan perusahaan. Selain terkait dengan administrasi yang diperlukan dalam pembukuan, data kehadiran karyawan juga bermanfaat untuk pengambilan keputusan strategis seperti apakah perlu karyawan diberikan fasilitas antar-jemput atau yang lainnya. Hal ini bisa sangat terbantu dengan penggunaan aplikasi absensi.

Aplikasi absensi memungkinkan karyawan untuk melakukan absensi secara online dengan menggunakan aplikasi yang bisa diunduh dari smartphone masing-masing. Hal ini tentu menghemat waktu dan membuat kegiatan absen jadi lebih mudah dan praktis sehingga bisa mengurangi tingkat keterlambatan akibat kendala kurangnya perangkat absen dan kesalahan pencatatan.

Penggunaan aplikasi seperti ini, bisa membantu kedua belah pihak yakni karyawan dan perusahaan. Dari sisi karyawan, aplikasi absen memungkinkan setiap karyawan mencatatkan kehadiran dan kepulangan tepat waktu sesuai jadwal yang ditetapkan oleh kantor. Selain itu biasanya aplikasi absensi juga bisa digunakan untuk mengkoordinasikan keterlambatan, atau hal lain terkait absen karyawan.

Dari sisi perusahaan, penggunaan aplikasi absensi dapat meningkatkan akurasi pencatatan data karyawan sehingga data yang dimiliki merupakan data valid. Dengan data yang valid, analisa tentang performa dan kehadiran karyawan bisa dilakukan lebih baik. Selain itu, perusahaan akan mendapatkan keuntungan pada perampingan pada staf HRD yang mengurus administrasi, karena sebagian besar pekerjaan akan dapat terselesaikan dengan penggunaan aplikasi absensi.

Setelah menggunakan aplikasi absensi, perusahaan bisa melanjutkan proses optimalisasi dengan beberapa langkah strategis berikut ini.

1. Menerapkan Absensi dengan Restriksi Lokasi

   

   Penggunaan aplikasi absensi memudahkan pencatatan absen karyawan tepat waktu ketika pekerjaan harus dilakukan di kantor. Namun bagaimana jika karyawan harus bekerja di lapangan? Apakah aplikasi absensi memungkinkan pengaturan cakupan lokasi absen sehingga pelaporan data absen bisa akurat?

   Beberapa aplikasi menyediakan fitur restriksi lokasi pada absensi yang disediakan. Fitur ini memungkinkan perusahaan untuk melakukan pengaturan tertentu terkait lokasi atau area tempat karyawan akan bekerja. Fitur ini sangat bermanfaat untuk diterapkan bagi karyawan yang bekerja di lapangan. Pencatatan akan dapat lebih akurat, karena absen hanya bisa dilakukan pada area yang sudah ditentukan, sehingga absen datang dan pulang bisa dilakukan sesuai keperluan.

2. Optimalisasi Fungsi Penjadwalan & Pembagian Kerja

   

   Karyawan yang telah hadir tepat waktu artinya perusahaan dapat memulai proses produksi tepat waktu pula. Hal ini krusial demi tercapainya target yang dimiliki, karena efektivitas penggunaan waktu akan berbanding lurus dengan profit yang didapat perusahaan. Pada aplikasi absensi, terdapat fitur yang bisa digunakan untuk membagi pekerjaan pada karyawan, secara spesifik, sehingga tidak ada karyawan yang tidak melakukan pekerjaan secara efektif.

   Fitur ini juga memungkinkan supervisor dan manajer untuk membagi pos kerja karyawan pada tempat-tempat yang memerlukan tenaga lebih banyak. Ketika karyawan bisa bekerja pada pos yang tepat, maka asumsinya pekerjaan bisa diselesaikan tepat waktu dan sesuai target.

3. Kebijakan dan Perizinan Cuti

   

   Ketika data terkait kehadiran terarsip dengan baik, perusahaan memiliki informasi lengkap mengenai jam kerja yang telah diberikan karyawan. Data ini bisa digunakan sebagai pertimbangan persetujuan cuti yang diberikan, sehingga perusahaan juga tidak mengalami kerugian terkait kuota jam kerja yang diberikan karyawan.

   Pengajuan cuti bisa dilakukan secara online, dan ditinjau secara langsung oleh manajer. Dengan menganalisa data kehadiran, manajer memiliki dasar kuat untuk menyetujui atau menolak cuti yang diajukan. Di sisi lain, manajer dan pihak perusahaan bisa mengatur pembagian kerja yang lebih ideal ketika pada satu waktu karyawan yang mengambil cuti secara bersamaan berjumlah cukup banyak. Pembagian plot dan volume kerja penting, agar proses produksi tetap berjalan lancar dan optimal, serta karyawan yang sedang bekerja tidak mengalami overwork ??karena beban kerja berlebih.

4. Maksimalkan Data Kehadiran untuk Analisis Laporan Kerja

   

   Sistem pencatatan kehadiran memungkinkan perusahaan memiliki laporan berdasarkan tren kerja dari karyawan, kerja lembur yang dilakukan, dan saat ketika karyawan mencapai titik klimaks kinerjanya. ??Segala informasi ini digunakan untuk meramalkan dan menyusun perencanaan ke depan, dalam rangka membuat penjadwalan yang lebih efisien dan mengurangi kemungkinan pemborosan waktu.

   Ketika perusahaan dan manajer dapat melihat tren ini, maka perusahaan dapat menyusun perencanaan jangka panjang lebih baik, dan meningkatkan profit secara umum yang didapatkan. Fitur ini sangat sering digunakan karena bisa secara langsung memberikan data valid yang mudah dianalisa.

Penggunaan aplikasi absensi tentu akan membawa banyak manfaat, jika dioptimalkan dalam prakteknya. Tidak sedikit perusahaan yang mengandalkan data laporan aplikasi seperti ini sebagai dasar penyusunan langkah strategis. Salah satu software HR yang memiliki aplikasi absensi terbaik adalah . Software HR yang memungkinkan pencatatan dengan akurat, serta kemudahan penggunaan baik dari sisi karyawan atau perusahaan. kemudian akan diintegrasikan dengan penggunaan fitur lain seperti penghitungan gaji dan slip gaji, sehingga dapat membantu pekerjaan HRD lebih efektif dan efisien, terutama dalam mengelola administrasi karyawannya.