Sebagai departemen yang mengemban fungsi sebagai pengelolaan sumber daya manusia di perusahaan, tim HRD memang memiliki kewajiban untuk membuat laporan tertentu secara periodik. Selain berguna dalam menata administrasi HR, laporan tersebut juga penting untuk mengevaluasi kinerja HRD secara khusus, dan perusahaan secara umum. Tanpa pencatatan data yang tertib dan baik, alur kerja HRD akan terganggu. Data-data Laporan HR yang valid akan membantu manajemen merumuskan kebijakan yang tepat untuk mencapai tujuan jangka pendek maupun jangka panjang perusahaan. Ketahui fungsi, karakteristik, hingga jenis-jenis Laporan HR yang wajib disiapkan tim HRD setiap bulannya.

1. Fungsi Laporan HR

   Terdapat tiga fungsi utama yang dapat dijabarkan, yaitu:

   1. Digunakan untuk melakukan pemantauan HR. Caranya adalah dengan melacak metrik kinerja pegawai atau karyawan. Adanya tren baru atau kesempatan-kesempatan lain dapat disadari dengan lebih cepat. Selain itu, potensi munculnya masalah dapat diselesaikan sebelum berkembang menjadi lebih parah.

   2. Untuk manajemen informasi. Sebuah Laporan HR dapat membantu seorang Manajer untuk menuntaskan pekerjaannya secara lebih baik. Laporan tersebut mampu menunjukkan perkembangan yang relevan tentang tim dan departemennya. Misalnya, ketika departemen pemasaran kesulitan terhadap berkurangnya jumlah karyawan dan mepetnya waktu rekrutmen, maka Manajer dapat mengatasi permasalahan tersebut lebih sigap.

   3. Digunakan untuk melacak area permasalahan secara transparan. Transparansi tersebut akan membuat seorang Manajer termotivasi untuk memperhatikan secara lebih dekat sehingga reputasi perusahaan lebih terjaga.

2. Karakteristik Laporan HR

   Setelah perusahaan Anda menentukan pilihan terkait cara pembuatan Laporan HR, berikut ini adalah karakteristik yang harus ada pada laporan tersebut.

   1. Serioritas

   2. Jenis kelamin, yang digunakan untuk tujuan keberagaman

   3. Tanggal lahir dan usia. Informasi tentang usia menjadi salah satu kunci utama atas poin fokus suatu perusahaan yang berorientasi pada inovasi dan penataan ulang.

   4. Tingkat pendidikan juga harus dicantumkan, apalagi jika informasi terkait tingkat pendidikan relevan dengan tujuan yang ingin dicapai oleh perusahaan.

   5. Tipe fungsi untuk membedakan kelompok-kelompok dalam perusahaan. Sebagai contoh, manajemen utama, manajemen tengah, staf pembantu, dan lain sebagainya.

   6. Full-Time Equivalent (FTE), yaitu jumlah jam kerja yang dilakukan oleh karyawan dalam basis full-time. Jumlah FTE pada umumnya lebih rendah dibandingkan dengan jumlah total karyawan. Informasi tersebut relevan apabila terdapat banyak karyawan part time dalam perusahaan.

   7. Karyawan aktif, yang mewakili jumlah karyawan yang bekerja di perusahaan.

   8. Pengurangan, yang mewakili jumlah atau persentase atas banyaknya karyawan yang berkurang di periode sebelumnya.

   9. Karyawan baru, yang mewakili jumlah atau persentase karyawan baru yang bergabung di periode sebelumnya.

   10. Absensi, yang mewakili persentase waktu dimana karyawan tidak hadir di periode sebelumnya (dalam rata-rata). Dan dapat juga dihitung berdasarkan jumlah hari absen.

   11. Biaya absensi. Metrik ini bukan tipe standar, tetapi dapat ??membantu poin sebelumnya sehingga tampil lebih realistis dengan memasukkan data finansial.

   12. Biaya pekerja yang meliputi jumlah uang yang harus dikeluarkan oleh perusahaan untuk membayar pekerjaan yang dilakukan. Di dalamnya termasuk tunjangan karyawan dan pajak payroll.

   13. Biaya pelatihan yang mewakili jumlah total yang harus dikeluarkan oleh perusahaan untuk melatih karyawan baru dan karyawan lama.

   14. Biaya rekrutmen yang meliputi biaya perekrutan, termasuk biaya untuk agen luar apabila menyewa pihak ketiga, biaya iklan dan terkadang ada juga biaya hilangnya produktivitas.

   15. Waktu pemenuhan yang ini berisikan jumlah hari di mana suatu posisi dapat dibuka hingga pada akhirnya ada kandidat yang menerima posisi tersebut.

3. Contoh-Contoh Laporan HR

   1. Laporan Presensi atau Kehadiran, sangat penting bagi perusahaan akan memberikan tunjangan harian. Jumlah kehadiran menjadi faktor yang menentukan jumlah tunjangan yang berhak diterima oleh setiap karyawan. Selain itu juga dapat dimanfaatkan untuk mengukur produktivitas, atau perhitungan beban kerja, yang dapat berpengaruh pada strategi perusahaan kedepannya.

   2. Laporan Gaji, yang menghasilkan sebuah slip gaji yang berhak diterima oleh setiap karyawan setiap bulannya. Informasi tersebut juga diperlukan oleh departemen keuangan sebagai dasar perhitungan beban PPh 21. Oleh karena itu, informasi terkait gaji menjadi salah satu bahan untuk memprediksi kondisi keuangan perusahaan dalam suatu masa.

   3. Laporan Cuti. Tugas HRD adalah mengelola hak cuti karyawan, seperti meng-update jumlah cuti yang sudah digunakan, memastikan izin cuti telah dikantongi karyawan sebelum pelaksanaan cuti, hingga melakukan evaluasi SOP cuti agar menjadi lebih mudah dan efisien.

   4. Laporan Izin atau Sakit, merupakan salah satu yang dapat menunjukkan bagaimana pola ketidakhadiran karyawan, kecenderungan kebutuhan personal karyawan, bahkan kapan HRD perlu merekrut magang atau karyawan baru.

Dapat dibayangkan bagaimana tim HRD di perusahaan Anda merasa kerepotan jika masih melakukan administrasi secara manual. Inefisiensi seperti inilah yang seringkali membuat HRD tidak maksimal melakukan tugas utama HR. Beberapa perusahaan sudah menyadari hal tersebut, sehingga mulai menggunakan .

Penggunaan mampu menyelesaikan masalah administrasi HR melalui yang saling terintegrasi. Mulai dari absensi dan cuti karyawan secara online, perhitungan gaji atau payroll, klaim atau reimbursement, dan lainnya. Selain dapat membuat kerja HRD lebih sederhana, Talenta juga menyediakan solusi yang praktis untuk semua karyawan dalam mengakses keperluan administrasinya melalui aplikasi Mobile App.