Salah satu proses terpenting dalam usaha Anda adalah pengelolaan payroll. Sistem penggajian atau payroll harus melalui proses pengelolaan yang rumit dan berbelit. Kerumitan dalam pengelolaan payroll??bahkan selalu ada meskipun Anda telah menggunakan perangkat lunak (software) payroll terbaik. Bagaimana bisa demikian? Payroll tidak akan bisa akurat, efisien, dan efektif jika hanya mengandalkan sistem, Anda juga membutuhkan sebuah manajemen khusus guna mengelola payroll.
Tata kelola payroll tidak hanya dimaknai sebagai sebuah elemen penting bagi perusahaan Anda. Payroll juga berperan besar terhadap perkembangan karyawan Anda. Sudah barang tentu karyawan Anda akan mengharapkan gaji yang dibayar secara cepat, teratur, dan akurat. Jika sistem payroll dalam perusahaan Anda tidak efektif, maka akan berpengaruh langsung terhadap emosi karyawan Anda. Hal ini kemudian akan berpengaruh pada produktivitas perusahaan.
Menurut penelitian yang dilakukan oleh Sage Accounting, proses payroll sendiri akan menghabiskan waktu lebih dari 35% rata-rata waktu HRD. Menilik bahwa tugas yang harus dikerjakan HRD tidak hanya sebatas mengenai payroll, ada baiknya bagi Anda untuk mempermudah tata kelola payroll. Berikut empat langkah mudah yang dapat Anda tempuh untuk mempermudah pengelolaan payroll.
Pengelolaan payroll sering kali berjalan rumit, bahkan jika sudah menggunakan software khusus sekali pun. (Image Source: Unsplash)
-
Penataan data yang tepat
Setiap pengelola payroll dalam perusahaan harus bergelut dengan beragam data setiap harinya. Terdapat ratusan bahkan ribuan data terkait dengan angka, huruf, nama, catatan, dan laporan yang harus dikelola. Mereka juga harus berhadapan dengan aturan, regulasi, juga tenggat waktu yang padat.
Hal tersebut jelas akan menghambat proses pengelolaan payroll. Data karyawan yang berserakan, transaksi perusahaan yang tidak akurat, serta regulasi yang out of dated akan membuat payroll menjadi kacau. Untuk itu, Anda perlu melakukan penataan data perusahaan secara rinci dan akurat. Di samping itu, penataan data yang tepat juga akan membuat waktu operasi perusahaan menjadi lebih efisien.
Tidak hanya menyusun data dengan tepat, Anda juga harus menyesuaikan supaya data dan informasi perusahaan Anda benar-benar telah diperbarui. Jadi, Anda akan mendapatkan data yang benar-benar relevan untuk kondisi perusahaan di masa sekarang. Jika Anda menemukan data yang sudah usang, pisahkanlah dari data yang masih relevan untuk situasi dan kondisi saat ini. Software HRD yang tepat dapat membantu Anda untuk melakukan tugas ini.
-
Lakukan investigasi
Supaya cara penyusunan payroll Anda tepat, pertimbangkanlah audit secara teratur. Terutama jika Anda menerima komplain dari karyawan Anda terkait dengan payroll. Sebagai solusi berkenaan dengan hal tersebut, Anda dapat melakukan audit terperinci pada alur kerja, buatlah daftar detail terkait setiap proses kerja di perusahaan Anda mulai dari awal hingga akhir.
Dengan investigasi pada alur kerja perusahaan, Anda akan dapat menemukan redundansi, penyumbatan, dan permasalahan lain yang menyebabkan proses tata kelola payroll menjadi bermasalah. Melakukan penilaian dan peninjauan ulang pada setiap proses dalam alur kerja perusahaan Anda merupakan sebuah pendekatan yang baik kepada karyawan Anda.
-
Selalu dapatkan informasi terbaru
Kebijakan pajak di Indonesia sering mengalami perubahan, terutama dengan kebijakan yang terkait dengan . Oleh karena itu, Anda harus selalu mengikuti perkembangan dari badan yang mengeluarkan kebijakan-kebijakan tersebut. Pastikan supaya Anda tidak melewatkan informasi terbaru yang dikeluarkan oleh pemerintah.
Melewatkan update terbaru dari pemerintah akan membuat payroll yang Anda kelola menjadi kacau. Sebagai contoh, Anda mungkin sudah merasa yakin dengan pengelolaan payroll perusahaan, namun hal tersebut tidak akan berarti jika Anda tidak menetapkan pajak sesuai dengan kebijakan terbaru yang dikeluarkan oleh pemerintah. Supaya hal tersebut tidak terjadi, dapatkanlah informasi dari pihak terkait atau Anda bisa memperolehnya melalui situs berita yang reliable.
-
Komunikasi adalah kunci
Ketiga poin di atas tak akan ada artinya lagi jika Anda tidak mengkomunikasikan hal-hal terkait dengan payroll kepada karyawan Anda. Dengan melakukan komunikasi yang jelas dan konsisten, maka Anda dapat meminimalisir risiko dalam pengelolaan payroll, seperti karyawan yang mendapatkan gaji di bawah angka yang seharusnya.
Supaya kasus seperti tadi tidak terjadi pada perusahaan Anda, paling tidak lakukanlah komunikasi terkait dengan cara payroll, klasifikasi karyawan Anda, laporan kewajiban karyawan Anda, dan juga prosedur perusahaan terkait dengan penanganan pada kesalahan pengelolaan payroll. Hal-hal tersebut akan membuat pengelolaan payroll perusahaan Anda terlihat lebih transparan pada karyawan.
Selain komunikasi yang terbuka, Anda juga harus melakukan komunikasi yang konsisten. Konsisten di sini berarti komunikasi yang Anda lakukan dengan karyawan dilakukan terus-menerus hingga mencapai kesepakatan bersama. Hal ini penting dilakukan supaya karyawan Anda dapat memantau pengelolaan payroll perusahaan. Namun, tak dapat dipungkiri bahwa mengelola payroll perusahaan memang bukan sebuah tugas yang mudah. Jika merasa kesulitan, platform software HRD dan payroll,
