Ketika pertama memasuki kantor, apa yang dilakukan setiap staf atau karyawan? Ya, mengisi daftar absen atau melaporkan kehadiran tersebut, apapun media dan caranya. Kehadiran karyawan atau setiap orang di kantor perlu dicatat untuk keperluan administrasi seperti penghitungan potongan ketidakhadiran, menjamin kelancaran produksi dan sebagainya. Salah satu cara yang digunakan adalah .

Namun sebelum penggunaan cara online diterapkan di berbagai kantor, terlebih dahulu sistem absen yang digunakan adalah manual. Di antara absensi manual dan online dikatakan terdapat sistem fingerprint yang dianggap sangat valid karena menggunakan sidik jari sebagai alat melakukan absensi karyawan.

Sebelum membahas mengenai sistem absensi online yang kini banyak digunakan di berbagai perusahaan dan kantor, baik nasional atau internasional, ada baiknya untuk mengetahui sedikit lebih jauh mengenai sistem absensi manual. Manual di sini diartikan sebagai sistem yang tidak menggunakan teknologi elektronik, atau hanya menggunakan teknologi elektronik sederhana dalam operasionalnya.

1. Absensi Manual

   

   manual ini telah digunakan sejak awal adanya kegiatan industri yang melibatkan banyak karyawan dilakukan. Sistem operasionalnya, dahulu hanya menggunakan kertas atau daftar sederhana yang tercantum informasi nama karyawan dan keterangan pukul berapa karyawan tersebut melakukan absen sebagai bentuk ???masuk kantor??? secara harafiah.

   Metode ini memang terbukti ampuh dalam merekam data kehadiran karyawan, namun harus dilakukan dengan konsisten serta fair. Karyawan harus benar-benar hadir beberapa saat sebelum jadwal kantor mulai beroperasi agar bisa bekerja tepat waktu tanpa mengganggu jam kerja. Antrian yang dilakukan juga harus tertib dan efektif, sehingga tidak terjadi penumpukan karyawan yang akan melakukan absensi.

   Kantor, dalam hal ini bisa membagi beberapa pos absensi sehingga menghindari pemborosan waktu akibat antri karena terbatasnya pos absen yang disediakan. Dalam dunia bisnis modern, sistem ini masih efektif untuk digunakan pada perusahaan kecil dengan kantor tunggal dan jumlah karyawan yang tidak terlalu banyak.

   Kelebihan yang bisa didapat dengan penggunaan sistem absensi manual seperti ini antara lain:

   a. Tidak diperlukannya pengeluaran terkait teknologi absen

   Karena mengandalkan tenaga sumber daya manusia yang dimiliki perusahaan, sistem ini tidak menuntut pengeluaran untuk teknologi khusus seperti perangkat elektronik atau sistem perangkat lunak tertentu.

   b. Penerapan sederhana dan administrasi kecil

   Dengan asumsi jumlah karyawan yang tidak besar, sistem manual mudah diimplementasikan pada kantor dan memiliki sistem administrasi yang cenderung sederhana karena setiap data nampak pada kertas atau media yang digunakan.

   c. Power outages? Tidak masalah

   Karena operasionalnya menggunakan tenaga manusia, maka sistem ini tidak bergantung pada aliran listrik yang digunakan untuk operasional komputer. Jika dilihat, seperti semua hal, sistem manual juga memiliki kekurangan. Kekurangan yang paling terasa tentu terkait akurasi data dan faktor human error. Sistem ini juga rentan kecurangan pada data waktu kehadiran karena dioperasikan oleh karyawan. Selain itu, cara manual sulit diintegrasikan dengan keperluan lain dan tentu urusan penghitungan terkait penggajian akan sangat melelahkan.

2. Absensi Online

   

   Di sisi lain, sistem absensi online yang kini banyak digunakan juga memiliki berbagai nilai plus yang menarik. Penggunaan sistem ini biasanya terhubung dengan aplikasi atau software khusus pengelolaan absensi. Kesederhanaan absensi hanya dengan menggunakan smartphone memungkinkan karyawan melakukan absen tanpa antri dan lebih tepat waktu. Kelebihan dari absensi online sendiri, secara singkat adalah sebagai berikut.

   a. Akurasi data yang tinggi & menurunnya tingkat kesalahan

   Karena berbasis aplikasi dan program khusus, penggunaan sistem absensi online akan sangat meningkatkan akurasi serta mengurangi terjadinya kesalahan yang mungkin terjadi karena faktor manusia.

   b. Perampingan tenaga kerja

   Untuk pengurusan absensi, tidak lagi diperlukan banyak sumber daya manusia karena sebagian besar pekerjaan telah diselesaikan oleh sistem online yang ada.

   c. Terintegrasi dengan banyak sistem lain

   Penggunaan data yang terekam secara online memudahkan akses terhadap data yang ada sehingga bisa dimanfaatkan untuk keperluan lain. Keseragaman data ini menjadi dasar yang baik untuk pengelolaan SDM yang dimiliki, sehingga keputusan strategis bisa diambil secara tepat.

   Kemudahan dan integrasi data dengan sistem absensi online tentu jadi faktor penarik yang cukup besar. Meski demikian, sistem ini juga memiliki kekurangan, meski tidak terlalu banyak. Faktor yang sedikit mengurangi nilai sistem absensi online adalah tambahan pengeluaran untuk perangkat yang diperlukan serta ketergantungan pada keberadaan jaringan internet serta aliran listrik.

Meski demikian, kedua hal ini mudah diatasi karena mengingat nilai manfaat yang besar, biaya menjadi sangat masuk akal untuk dikeluarkan. Selain itu untuk listrik dan internet, banyak solusi terkait kedua hal ini, misalnya dengan menggunakan layanan internet yang berkualitas, dan ketersediaan perangkat cadangan listrik yang bisa didapat dengan mudah.

Melihat nilai fungsinya, penggunaan absensi online pada kantor atau perusahaan ternyata dapat meningkatkan banyak hal terkait operasional. Kemudahan akses dan manfaat ini bisa didapat pada berkualitas yang ada di Indonesia, yang siap menjadi partner perusahaan dan kantor. Talenta memiliki berbagai fitur yang bisa dimanfaatkan, sehingga dapat membantu banyak pekerjaan HR termasuk perihal absensi karyawan.