Kita semua sudah mengetahui bahwa BPJS sangat berguna bagi semua karyawan di suatu perusahaan. Namun, pemberi kerja atau perusahaan juga harus sadar bahwa BPJS berarti pemerintah ikut andil dalam memberikan perlindungan kepada semua tenaga kerja di Indonesia. Maka sebagai HR juga perlu memfasilitasi karyawan untuk mendapatkan jaminan sosial ini. Termasuk ketika ada karyawan baru dan belum menjadi peserta BPJS.

Hal lain yang juga harus diperhatikan oleh HR adalah mengurus BPJS Kesehatan dan Ketenagakerjaan bagi karyawan yang sudah resign. Resign karyawan yang dimaksud dapat berarti 2 hal, karyawan tersebut memang mengundurkan diri dari perusahaan Anda atau di PHK (Pemutusan Hubungan Kerja) karena beberapa alasan. Apapun latar belakang karyawan resign, Anda harus mencermati dan memperhitungkan beberapa hal. Terlebih lagi jika karyawan ikut membayarkan sendiri sebagian iuran BPJS. Di bawah ini adalah beberapa langkah yang harus Anda lakukan ketika ingin mengurus BPJS Karyawan yang telah resign.

1. Karyawan Langsung Bekerja di Perusahaan Lain

   Jika hal ini terjadi, Anda sebagai HR di perusahaan sebelumnya harus berkoordinasi dengan karyawan yang resign tersebut mengenai pengurusan pembaruan data-data BPJS. Meskipun perusahaan yang baru mungkin akan lebih proaktif. Anda juga perlu menginformasikan kepada karyawan tersebut jika perusahaan yang baru belum menggunakan layanan BPJS, mereka harus berpindah ke program BPJS mandiri atau perorangan.

2. Karyawan Tidak Melanjutkan Kerja

   Jika karyawan Anda tidak melanjutkan kerja lagi, berarti karyawan tersebut memungkinkan karyawan untuk pensiun dini atau beralih profesi sebagai pengusaha. Maka, Anda harus menginformasikan kepada karyawan tersebut untuk memindahkan status peserta BPJS menjadi peserta mandiri (perorangan). Karyawan tersebut juga harus diberitahu bahwa BPJS mandiri berarti mereka akan membayar semua iuran BPJS sendiri untuk bulan-bulan berikutnya.

3. Apa Saja yang Harus Anda Persiapkan untuk Mengurus BPJS Karyawan Setelah Resign

   1. Anda harus menyiapkan format surat referensi kerja yang resmi dari perusahaan. Setiap karyawan yang akan mengurus pembaruan data BPJS harus membawa surat referensi kerja atau pernyataan resmi yang menyatakan mereka sudah keluar dari perusahaan Anda. Biasanya berisi tentang data pokok BPJS karyawan, lama bekerja, laporan saldo BPJS terakhir, dan sebagainya.

   2. Beritahukan karyawan juga untuk menyiapkan foto ukuran 3X4 sebanyak 2 lembar, kartu BPJS sebelumnya, dan fotokopi KTP, KK, dan akta kelahiran serta membawa dokumen aslinya untuk ditunjukkan kepada ??petugas kantor BPJS.

   3. Selanjutnya, karyawan tersebut harus datang ke kantor BPJS untuk mengisi formulir pengubahan data diri dan perusahaan.

   Terkadang terdapat kasus khusus seperti keluar dari perusahaan Anda tapi karyawan tersebut belum tahu akan meneruskan bekerja atau tidak dan jika bekerja, akan bekerja di mana. Anda harus memberitahukan kepada karyawan tersebut bahwa ketika mereka sudah keluar dari perusahaan Anda, maka perusahaan tidak lagi menanggung semua biaya iuran BPJS karyawan tersebut. Sehingga ketika mereka masih belum memutuskan di mana perusahaan baru tempat mereka bekerja, mereka harus membayarkan iuran BPJS yang tertunggak secara mandiri.

   Anda juga sebaiknya menghimbau karyawan yang keluar karena ??akan beralih profesi pada sektor non-formal, misal pengusaha, untuk segera mengubah status kepesertaan BPJS. Jika tidak, bisa jadi mereka akan lupa dan tunggakan iuran BPJS malah semakin membengkak. Mungkin Anda tidak merasakan kerugian jika mereka menunggak, tapi secara tidak langsung hal tersebut merugikan negara juga sebagai penyelenggara jaminan sosial.

4. Bagaimana Jika Terdapat Karyawan Baru yang Sudah Memiliki BPJS?

   Tidak dapat dipungkiri juga jika perusahaan Anda adalah perusahaan baru bagi karyawan yang telah resign dari perusahaan mereka sebelumnya. Untuk hal ini, Anda sebagai HR harus membantu mengurus pembaruan data BPJS karyawan tersebut agar cepat selesai. Tujuannya agar Anda juga segera bisa mengurus pembayaran iuran BPJS bagi karyawan tersebut untuk bulan-bulan berikutnya. Kemungkinan lainnya adalah jika karyawan tersebut ternyata masih memiliki tunggakan iuran BPJS karena proses mendapatkan perusahaan yang baru (perusahaan Anda) butuh waktu beberapa bulan. Maka minta dia untuk segera melakukan pelunasan ke kantor BPJS.

Selanjutnya adalah tugas Anda yang krusial juga, yaitu memperbarui data karyawan. Tidak hanya jumlah karyawannya, Anda juga harus melakukan perubahan pada laporan bulanan terkait iuran BPJS yang dikeluarkan perusahaan. Jika Anda menggunakan aplikasi slip gaji, Anda hanya akan melakukan sedikit perubahan penghitungan dengan beberapa klik saja.Bagi Anda yang belum menggunakan aplikasi HR untuk mengelola semua pekerjaan HR di atas, Anda mungkin akan kerepotan ??jika hanya bermodalkan spreadsheet. Beralih ke aplikasi HR akan merubah sistem kerja Anda jauh lebih baik. Kami mengenalkan salah satu aplikasi yang sudah terbukti membantu pekerjaan HR mengelola data karyawan sekaligus penghitungan iuran BPJS, yaitu Sleekr.

Sleekr merupakan aplikasi HR yang mempermudah Anda dalam mengelola administrasi perusahaan dan karyawan, mulai dari mengurus absensi, cuti, klaim, hingga menghitung payroll beserta potongannya, baik potongan pph 21 maupun BPJS Karyawan. Untuk info lebih lanjut mengenai Sleekr, klik di sini.